13 ene 2011

EL ROI DE LAS REUNIONES DE TRABAJO

Para llevar a buen puerto un plan estratégico es imprescindible la máxima implicación y productividad del equipo. Las reuniones de trabajo en este sentido son una herramiente clave para la aportación de ideas y la motivación. Y así, para mi, el trabajo en equipo es pensar que uno está al servicio del resto, fundamental para ser productivo y, con ello, activar la productividad del resto.
Las reuniones son importantes en la empresa ya que EN ELLAS se desarrolla la visión, misión y estrategia de ésta. Hay 3 factores imprescindibles:

  • La escucha: no me refiero a oír, sino a escuchar para comprender (que no necesariamente significa compartir) los puntos de vista de nuestros compañeros y así empatizar con ellos.
  • La exposición de los argumentos: cada uno cumple un rol en una reunión, pero en cualquier caso los argumentos a exponer deben ser claros y comprensibles para todos. Los asistentes tienen que conocer nuestro punto de vista y posición ante un tema y estar dispuesto emocionalmente a recibir críticas. De hecho, en realidad son un regalo ya que nos permiten reflexionar, cambiar y mejorar.

  • La post-reunión: hay que comprometerse a cumplir lo acordado, tener capacidad de producción de las soluciones y comunicarlo a toda la empresa para no dar pié a errores.

    Alan Barrer nos habla de ello en su libro “Cómo dirigir reuniones”. La principal razón de ser de las reuniones laborales es la de discutir problemas, establecer un plan de acción para resolverlos e impulsar o cancelar proyectos, consiguiendo así enfoques e ideas que no se obtendrían de forma individual.

Si tú convocas la reunión, previamente tienes que suministrar a los miembros una agenda escrita que contenga un cronograma con cada punto que se tratará en la reunión, debiendo evitar puntos abiertos tales como “otros asuntos”. Con la agenda también conseguimos la preparación individual de los asistentes previa a la reunión.

Han de nombrarse, un responsable que dirija el acto, encargados de los diferentes proyectos, y secretarios que apunten todo lo que se vaya desarrollando. Es buena idea que estos roles los ocupen en cada reunión distintas personas. Tomemos en cuenta la personalidad de los participantes. Un equipo equilibrado en este sentido trabaja mejor. Los individuos suelen asumir alguno de los siguientes papeles:

  • El qué piensa estratégicamente.
  • El qué define las tareas del plan de acción.
  • “Administradores”: exploran las fortalezas, las debilidades y la viabilidad de los
    planes y proyectos.
  • “Encargados”: se preocupan ante todo del funcionamiento y de que haya una buena
    comunicación.

En las Pymes, por ejemplo, opino que lo mejor es definir el rol que va a adquirir cada persona en las reuniones, ya que con ello se consigue ser más productivo. Pueden ser 2, 5 o 10 personas en una reunión, lo importante es definir muy bien quién aporta la información, quién aporta ideas o quién define el plan de acción consensuado por el equipo. Una Persona no tiene que tener toda la responsabilidad, se trata de que exista un buen trabajo en equipo.

“Todo lo que impida la concentración debe evitarse”. Yo no comparto esta opinión, para mi es poco más o menos que una leyenda. No todo el mundo transmite sus ideas de la misma forma. Por ejemplo, en mi equipo, uno de mis compañeros lo hace a través de las bromas. Compartir risas, dar un toque creativo a los temas a tratar… libera tensiones (algo que parece fácil pero no lo es) ayudando a perder miedos y ser más productivo y resolutivo. Eso sí, no hay que olvidarse que el de la batuta de orquesta tiene que estar presente siempre…

La evolución de los grupos participantes en las reuniones consta de 4 fases:
1. Formación: se define la relación entre los miembros.
2. Debate: se disiente y discute para llegar a una conclusión con la que estén de acuerdo los miembros.
3. Normalizar: se presiona para conseguir unas premisas comunes.
4. Desempeño: comenzar a trabajar.

A lo largo de la reunión, el de la batuta tiene la obligación de promover la intervención de todos los miembros del grupo. Para ello, puede formular preguntas para conocer la posición y opinión de cada uno de ellos. De hecho, todos deben ser escuchados por igual, presentando todo tipo de ideas pero siempre manteniendo una conversación tranquila y sin tomarselo como algo personal.

El cierre de las reuniones es tan importante como el comienzo. Los asistentes tienen que salir de la sala sabiendo claramente cuáles son las conclusiones a las que se ha llegado y las acciones que se han de realizar.

Y todo esto conforma así una reunión operativa de la que seguro obtendremos un alto retorno de la inversión realizada en tiempo y recursos.

Laura Cantizano

Laura Cantizano es experta en psicología, motivación y conducta de vendedores, coach, investigadora y conferenciante.

2 comentarios en “EL ROI DE LAS REUNIONES DE TRABAJO

  1. Totalmente de acuerdo Laura, desafortunadamente he acudido a muchas reuniones sin agenda definida en la que la mala gestión de las mismas y la falta de objetivos hacían que uno tuviera más la sensación de estar a merced de las corrientes que en un barco pilotado por manos expertas (o por manos, vamos). A todo lo que has expuesto añadiría dos matices.

    El primero es relativo a los asistentes a la reunión. Además de los papeles que has descrito, hace tiempo aprendí en una formación (y luego he visto que funciona en la realidad) que es interesante que existan cuatro roles desde un punto de vista más funcional:

    – El lider convocante. Plantea la agenda y es la autoridad que ayuda a centrar el objetivo cuando este se desplaza a territorios poco productivos.
    -El moderador. Conduce la reunión por los cauces adecuados.
    – Los participantes que aportan lo que se espera de ellos en la reunión (recibir información, acordar un plan de trabajo, dar feedback…)
    – El “secretario” que se encarga de ir recogiendo por escrito todo lo que se trata en la reunión.

    Vinculado con esta último rol, además destacaría la importancia de la redacción de un ACTA posterior a la reunión. Algo ligero (no consiste en transcribir todo lo que se ha dicho), pero que nos permita saber de que hemos tratado, y sobre todo, dejar constancia de las acciones a llevar a cabo, responsables y plazos. Desafortunadamente, nuestro día a día es tan complejo y acelerado que es una de las grandes olvidadas, y desde mi experiencia una de las mejores herramientas de gestión de reuniones, sobre todo cuando estas están incluidas dentro de un proyecto con continuidad en el tiempo. Nos permitirá ir realizando un seguimiento claro y preciso de lo que va ocurriendo en el mismo.

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